Homeoffice während Corona – eine Herausforderung für Transportunternehmen

Die Corona Pandemie hat das öffentliche sowie das private Leben aller beeinflusst. Ausgelöst durch diese Krise erlebten Arbeitgeber und Arbeitnehmer in kürzester Zeit einen organisatorischen Wandel: Arbeiten im Homeoffice. Das Homeoffice ist in der Corona Krise zum wichtigsten Mittel der Unternehmen geworden, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen und dabei die täglichen Arbeiten nicht vollständig niederlegen zu müssen. Allerdings wurden in diesem Zuge viele Unternehmen, speziell in der Logistikbranche, vor eine Herausforderung gestellt: die zumeist nicht-digitalisierten Arbeitsprozesse hemmten den weiteren täglichen Geschäftsfluss. Angestellten war der Zugriff auf papierbasierte Prozesse oder lokal installierte Software zeitweilen nicht oder nur sehr schwer möglich – das beeinflusste auch die Performance der Unternehmen, da Arbeiten nicht in vollem Umfang geleistet werden konnten. Laut einer repräsentativen Umfrage von SCI Verkehr fühlten sich 89% der befragten Logistikunternehmen derzeit stark von den Auswirkungen der Corona Pandemie betroffen; 78% rechneten mit anhaltenden starken Auswirkungen in den nächsten drei Monaten. Obgleich gerade in der Logistikbranche ein reibungsloses Supply Chain Management wichtiger denn je wurde, um Lieferengpässe bei gleichzeitigen Hamsterkäufen zu vermeiden, gerieten Logistikunternehmen zeitweise an ihre Grenzen.

Cloud-Technologie als zentrale Lösung  

Dieses durch lokal installierte Systeme und papierbasierte Arbeitsprozesse verstärkte Problem hätte durch den vermehrten Einsatz von zentralen, Cloud-basierten Systemen schnell gelöst werden können. Cloud-Software ermöglicht es, entgegen der altbekannten Zettel- und Excelwirtschaft, Arbeitsprozesse komplett digital zu unterstützen und Dokumente zentral in der Cloud zu speichern. Die Informationen sind somit von jedem Ort und jedem Endgerät aus verfügbar. Bekannt sind zentrale Cloud-Systeme bereits seit einigen Jahren (beispielsweise in Form der Cloud-basierten Softwarelösung Hana von SAP oder den Cloud-basierten Versionen von Office 365). Diese Technologie wird dagegen in der Logistikbranche bisher eher selten genutzt. Dabei bieten sich auch in dieser Branche viele Möglichkeiten an, die bisher meist papierlastigen in papierlose Prozesse umzuwandeln.

Durch die zentrale und digitale Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens ist eine Homeoffice Situation (besser) zu meistern. Etwaige Informationen können zentral abgelegt und von jedem Ort aus abgerufen werden. Somit bleibt Angestellten der Zugriff auf wichtige Dokumente nicht (mehr) verwehrt; der Arbeitsfluss bleibt sichergestellt. Durch zentrale Cloud-Technologien und -Software können sich speziell auch Transportunternehmen von der bisher meist analogen Arbeitsweise lösen und in das Zeitalter der Digitalisierung einsteigen. Ein Beispiel für eine solche Cloud-basierte Technologie für die Container-Transportlogistik bietet die Cloud-Speditionssoftware cTRANS: Mit Hilfe von cTRANS ist es unseren Kunden möglich geworden, ihre Prozesse digital und zentral zu verwalten, zu verplanen und abzurechnen. Durch die Einführung der Cloud-Software cTRANS konnten bis zu 50% mehr Aufträge bearbeitet werden – bei gleichbleibendem Personalbestand. Etwaige andere lokale Software dient in diesem Prozess lediglich ergänzend – cTRANS bildet das Herz der Spedition. Die gesamte Administration, vom Auftragseingang über die Verplanung und Disposition bis zu Abrechnung der Transportprozesse laufen zentral über cTRANS und sind somit ohne weiteren Mehraufwand für alle Beteiligten stets in Echtzeit einsehbar.

 

Das digitale Idealbild der Transportlogistik im Jahr 2030

Die Cloud-basierten Technologien werden in Zukunft das Alltagsbild in der Logistik zeichnen – die unflexible Zettel- oder Excelwirtschaft wird abgelöst. In dieser Hinsicht kann ein Auftrag dank digitaler Zusammenarbeit und Kooperation direkt nach Eingang zentral verplant werden. Transparente und automatisierte Rückmeldungen sowie Informationsflüsse ersetzen dabei die noch üblichen aufwändigen und intransparente Kommunikationsprozesse via Telefon, Fax oder Mail. Dadurch entstehen neue, automatisierte Informationsflüsse, durch die Effizienz und Effektivität der einzelnen Unternehmen deutlich gesteigert werden – das Augenmerk der Disposition liegt nicht mehr auf der zeitintensiven Kommunikation mit Angestellten, Kunden oder Dienstleistern, sondern konzentriert sich auf die effektive Verplanung der eingehenden Aufträge oder die Neukundenakquise. Auch bei Fahrern führt eine solche Digitalisierung des Auftragsmanagements zu einer deutlichen Verbesserung ihrer Effektivität – lange Wartezeiten an Rampen oder die Statusmeldungen für Disposition und Kunden werden durch eine automatisierte Kommunikation zwischen Fahrer und Dienstleister bzw. Fahrer und Disposition vermieden. Die Zukunftsvision von autonom fahrenden LKWs, die bald auf der Straße unterwegs sein werden und direkt mit dem Disponenten in Kontakt stehen, scheint für uns momentan noch in weiter Ferne zu liegen. Trotzdem ist bereits heute die Anschaffung einer Cloud-Software eine Prämisse dafür, das Potenzial für eine schnelle Integration dieser zukunftsträchtigen Lösungen bereits heute anzulegen und unmittelbar auszuschöpfen – Digitalisierte Unternehmen profitieren bereits heute von ihrer digitalen Arbeitsweise.

 

Handlungsfähig bleiben dank Digitalisierung

Insgesamt ergeben sich bereits aus dieser kurzen Skizze zahlreiche Möglichkeiten, digitalisierte Arbeitsprozesse auch in die Transportlogistikbranche einzuführen. Eine verbesserte Kommunikation sowie Cloud-basierte Arbeitsprozesse sind dazu in der Lage, ein Unternehmen gegen etwaige Überraschungen (beispielsweise in Form der Corona Pandemie) besser auszurüsten – die Unternehmen bleiben (auch hinsichtlich Homeoffice) handlungsfähig. Papierlastige Prozesse können in papierlose Prozesse umgewandelt werden, was einen optimalen Arbeitsfluss auch während der aktuellen Homeoffice Situation garantiert.

Viele Logistikunternehmen tun sich weiterhin damit schwer, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren (Quelle: bitkom.org). Dennoch wird in den nächsten Jahren ein enormer Anstieg digitalisierter Unternehmen stattfinden. Dieser Trend wurde auch durch die Studie des Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 der Telekom festgestellt: Mit einem Index von 61 Punkten verzeichnet die Transport- und Logistikbranche seit dem letzten Jahr einen spürbaren Zuwachs. Der Grund hierfür liegt in den immer offensichtlicher werdenden Vorteilen, die speziell auch in Krisenzeiten wie der Corona Pandemie deutlich zutage treten. Eine digitalisierte Abwicklung eröffnet allen Beteiligten neue Chancen und Möglichkeiten, das Beste aus dem eigenen Unternehmen herauszuholen und Effizienz sowie Effektivität signifikant zu steigern. Wir raten allen Logistikunternehmen dazu, den Schritt in die Digitalisierung zu gehen und somit auch auf lange Sicht ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

 

Artikel zuerst erschienen bei BVL.digital

 

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